którą szufladkę wybrać 🤔

tl;dr

Dodawaj wszystko do jednego, domyślnego notatnika. Podczas przeglądania go decyduj co zrobić z daną notatką. Trzymaj się zasady dotykania notatki tylko raz.


Poprzednio pisałem o zapisywaniu spraw w notatniku zamiast pamiętania wszystkiego. Czas nieco zorganizować to zapisywanie. Z jednej strony powinno być jak najprostsze, żeby zapisywanie na telefonie było po prostu jak najszybsze. Z drugiej strony trzeba z tymi szybko zapisanymi myślami coś dalej zrobić.

Tym rozwiązaniem jest inbox, czyli po polsku “skrzynka spraw przychodzących”. Pozwól, że będę jednak używał angielskiego określenia 😀

Inbox, jak sama nazwa wskazuje, to miejsce, gdzie wpadają wszystkie nowe rzeczy. Np. jeśli używasz maila i nie masz pozakładanych żadnych filtrów, to skrzynka odbiorcza to właśnie taki inbox dla maili. To tam lądują wszelkie nowe wiadomości i dopiero jak je przeglądasz to decydujesz co z nimi zrobić dalej (jeśli nie decydujesz, to niebawem pojawi się wpis który Cię do tego przekona ;)).

Domyślny notatnik

Takie samo miejsce powinniśmy zorganizować sobie w naszym notatniku. Jeśli oglądałeś instrukcję na YouTube którą linkowałem poprzednio to tam opowiadam o tym jak w Evernote zorganizować sobie taki inbox wykorzystując domyślny notatnik. Jestem pewien, że każdy program do robienia notatek ma taką funkcję, może się inaczej nazywać, ale zasada wszędzie powinna być ta sama.

Tutaj nie ma żadnej magii, potrzebujemy właśnie tego – domyślnego notatnika do którego będą wpadały wszystkie nowe notatki. Zasada bardzo prosta, ale diabeł tkwi w szczegółach. Tu konkretnie w tym, co dalej z takimi notatkami będziemy robić. Oczywiście można nie robić nic, wpisywać nowe notatki w jedno miejsce, a gdy przyjdzie potrzeba wyszukiwać sobie w nich tego co potrzebujemy. Można też wydzielić sobie kilka innych notatników i podczas przeglądania inboxu przenosić notatki w odpowiednie miejsca.

Trochę o dzieleniu notatnika na mniejsze

Raczej sugeruję ten drugi sposób, czyli wydzielenie sobie kilku notatników, takich kategorii, do których będzie można przenosić notatki. Nie przesadzałbym z liczbą tych notatników, zaczął od dosłownie kilku bardzo ogólnych, a potem w miarę potrzeby dodawał kolejne.

U mnie w tej chwili sprawdza się podział na takie notatniki:

  • inbox – tutaj już wiesz, że jest to domyślny notatnik do którego wpadają wszystkie nowe zapiski
  • notatnik – tak jest, nazwałem notatnik po prostu jako notatnik 😀 Tutaj zapisuję sobie wszystko co jest tak naprawdę notatką – listę filmów do zobaczenia, przemyślenia na temat zakupu telefonu, instrukcję jak poprawić coś w bazie danych czy też sprawy do przegadania z przełożonym. Notatki, simple as that
  • dokumenty – tutaj lądują skany umów, paragony itp. Evernote nie jest najlepszym miejscem do przetrzymywania dokumentów z wrażliwymi danymi, bo nie ma pełnego szyfrowania i wystarczy wyciek danych po ich stronie i mogą być problemy… Ale powiedzmy, że mniej wrażliwe dokumenty można wrzucić, jak wspomniane paragony, dzięki czemu łatwiej będzie kiedyś zgłosić coś na gwarancję bez szukania tego wyblakłego świstka papieru 😉
  • kiedyś / może – to szczególny notatnik w którym lądują bardzo luźne notatki z pomysłami na… kiedyś 😉 (tak tak, nazwy nie są szczególnie wysublimowane, ale są za to samodokumentujące się ;P). To tutaj ląduje notatka z pomysłem na zagospodarowanie schodów gdy będę miał piętrowy dom, luźnych pomysłów typu “nauczyć się grać na ukelele” itp. Możliwe, że równie dobrze te notatki mogłyby znaleźć się w notatniku, your call.

Jak pracować z inboxem?

Inboxa nie powinniśmy zaniedbać, idealnym stanem jest inbox 0 – pusty notatnik. Chodzi o to, że inbox ma pomóc nam szybko coś zapisać bez martwienia się gdzie to wrzucić dalej, czy też specjalnie szczegółowego opisywania naszych myśli. Zapis powinien być szybki, do zrobienia w parę sekund na telefonie. Dopiero potem, podczas przeglądania inboxa powinniśmy notatki przeczytać, rozwinąć myśli, zredagować i przenieść w odpowiednie miejsce. Jeśli zapisaliśmy tylko luźną myśl hasłowo to na 99% po tygodniu nie będziemy wiedzieli o co chodziło, ale jeśli jedno zdanie rozwiniemy w pełną myśl to wtedy faktycznie taka notatka będzie miała swoją wartość.

Dodatkowo przeglądanie inboxa i przenoszenie notatek naturalnie pomaga nam dążyć do inbox 0. Często spotykaną zasadą jest dotykanie notatki tylko raz. Chodzi o to, że jeśli już przeglądasz inbox i otwierasz daną notatkę to powinieneś coś z nią zrobić od razu, bez odkładania na potem. Jeśli to notatka która nie jest już potrzebna to ją usuwasz, jeśli to coś do rozwinięcia to rozwijasz itp. Nie ma nic gorszego niż przeglądanie cały czas tej samej listy bo akurat nie chciało nam się zajmować danymi notatkami. To Twój drugi mózg, dbaj o porządek w nim 🙂


A może to Cię jeszcze zainteresuje?